Réglement Intérieur de MIAGE Connection

Réglement Intérieur de l'Association

 

Article 1 – Définitions

Etudiant : sont étudiants les personnes régulièrement inscrites ou immatriculées dans un établissement d'enseignement supérieur en vue d'obtenir un diplôme.

Association Etudiante : une association étudiante est une association légalement constituée dont au moins les 3/4 des membres sont étudiants, ainsi que le président.

Association d’Anciens : une association d’anciens étudiants est une association légalement constituée dont au moins les 3/4 des membres sont d’anciens étudiants, ainsi que le président.

Fédération : Une fédération est considérée comme valablement constituée si elle fédère au moins 5 associations étudiantes en activité, si elle a un président valablement élu et si elle a, elle-même, une activité avérée.

Chargé de mission : est une personne chargée d’un dossier particulier ou d’une mission par le Bureau National de MIAGE Connection pour une durée déterminée. Un chargé de mission ne peut communiquer au nom de MIAGE Connection dans les instances extérieures. Le chargé de mission est élu par le CA sur proposition du bureau.

Assise : est appelée assise, toute assemblée qui réunit les administrateurs de MIAGE Connection et son Bureau National, à savoir : les Conseils d’Administration et les Assemblées Générales.

 

Article 2 – Montant des cotisations

La cotisation des membres actifs est fixée à 50 Euros.

La cotisation des membres contacts est fixée à 25 Euros.

La cotisation sera payée par tout format accepté par le Trésorier de MIAGE Connection.

 

Article 3 – Admission d’un nouveau membre

Pour devenir membre de l’association, il faut déposer une demande écrite auprès du Bureau National de MIAGE Connection qui émet un avis et le transmet lors d’une l’Assemblée Générale. Celle-ci doit comporter :

  • Un exemplaire de ses statuts, son numéro d’enregistrement en préfecture ou au tribunal d’instance pour les associations d’Alsace Moselle,

  • La liste du Bureau ou des dirigeants en exercice de la structure associée,

  • Une lettre du Président ou dirigeant principal de la structure motivant sa demande.

  • Le Bureau National est chargé de vérifier la présence de toutes les pièces et la conformité des statuts de la structure avec ceux de MIAGE Connection. II est en droit de prendre toutes les mesures pour vérifier la validité des pièces fournies.

Après avoir formulé un avis sur l'admission, le Bureau National soumet la demande lors de cette Assemblée Générale pour l'admission comme membre associé à la majorité qualifiée des votes.

 

Article 4 – Congrès d’Hiver

Le Congrès d’Hiver doit avoir lieu annuellement entre le 01er Janvier de l’année N et le 1er Mars l’année N. Le président de séance du Congrès d’Hiver est le président de MIAGE Connection. L'élection du nouveau Bureau National suit, dans l'ordre du jour, la démission du Bureau National sortant. Cette élection est présidée par une personne désignée au début du Congrès National. Elle sera secondée par  des assesseurs. Chaque liste candidate désigne un assesseur. Une fois élu, le nouveau Président préside la fin du Congrès National.
 

Article 5 – Bureau National

Le nombre et les attributions des Vice-Présidents sont définis au moment de l'élection du Bureau par la liste qui se présente.

Le Bureau National peut exclure l'un de ses membres, excepté le Président, sur proposition du Président, à la majorité des membres du Bureau National. Cette décision peut être remise en cause, sur demande de l'exclu, par le Conseil d'Administration suivant.

Le Bureau National peut coopter un nouveau membre sur proposition du Président. Cette cooptation doit être ratifiée par le Conseil d'Administration suivant. Jusqu'à ce que la cooptation soit approuvée par le Conseil d'Administration, le nouveau membre n'a qu'une voix consultative au Bureau National. Les membres du Bureau National sont soumis au devoir de confidentialité et ce y compris après leur mandat.
 

Article 6 – Election du Bureau National

Les listes de candidats doivent être déposées ou reçues par le Secrétaire Général, au plus tard huit jours avant l'Assemblée Générale du Congrès. Chaque liste doit être accompagnée d'une profession de foi, ainsi que d’une présentation des missions qui seront attribuées à chaque candidat durant son mandat. Ces listes et leurs professions de foi doivent être envoyées par courrier électronique aux membres, au plus tard cinq jours avant l'Assemblée Générale du Congrès, par le Secrétaire Général. Des compléments peuvent être apportés aux listes, au-delà. Auquel cas, ces compléments sont annoncés par la tête de liste, candidat au poste de Président, au moment de la présentation des listes, pendant l'Assemblée Générale.

Dans le cas où aucune liste n'obtiendrait la majorité requise par les statuts au premier tour, des listes
différentes peuvent éventuellement fusionner.

 

Article 7 – Procédure pour les motions

Lors des assises, toutes les motions et amendements doivent avoir un membre porteur de projet et doivent être secondés par un autre membre. Si la motion est proposée par le Bureau National elle n’a pas besoin d’être  secondée.

Une motion est rédigée et présentée au Secrétaire Général par un membre, elle est alors lue devant le Conseil d’Administration ou l’Assemblée Générale. Le Président appelle alors un membre volontaire du Conseil d’Administration ou de l’Assemblée Générale pour seconder la motion. S’il n’y en a pas, la motion échoue automatiquement. Après avoir proposé une motion, le porteur de projet a le droit de parole pour motiver sa motion.

Ensuite, la motion est ouverte au débat et aux amendements, le porteur de projet peut exercer son droit de réponse avant que la motion ne soit soumise au vote.

Quand un amendement est apporté à une motion, l’amendement doit être voté en premier sauf s’il est accepté par les porteurs de la motion, il est alors intégré directement à cette dernière. Quand deux amendements ou plus sont proposés, le Conseil d’Administration ou l’Assemblée Générale devra voter les amendements par ordre décroissant de changements impliqués. Les amendements sont discutés et modifiés en respectant la procédure pour les motions. Une motion peut être considérée comme un amendement à une motion seulement si elle rajoute, modifie ou efface une partie de cette motion.

Un membre actif en désaccord avec une décision prise lors d’un CA peut avoir sa position notée sur le compte rendu de cette séance.
 

Article 8 – Déroulement d’un Conseil d’Administration à distance

Modalités : la convocation de ce type de Conseil d’Administration sera adressée par voie électronique 4 jours à l’avance à l’ensemble des membres du Conseil d’Administration. Les motions à valider sont présentées en pièce jointe à l’ordre du jour, accompagnées de tout document utile à la compréhension du dossier.

Procédure de vote : chaque administrateur devra envoyer un unique courriel au secrétaire général présenté de la façon suivante pour chaque motion passée au vote:

Nom de la motion - Justification de vote (optionnel) et vote (NPPV, Abstention, Pour ou Contre).

Les votes seront systématiquement enregistrés et envoyés immédiatement aux administrateurs dès le résultat.

Le vote se déroule sur 24 heures, de 12h00 (heure de paris) le jour précisé sur la convocation, à 11h59 le lendemain.

 

Article 9 – Modalités de remboursement du transport pour les assises de MIAGE Connection

Chaque structure adhérente à jour de sa cotisation peut bénéficier du remboursement d’un participant
pour les frais imputés au transport selon les conditions suivantes :

  • La réception de la demande de remboursement est envoyée au domicile du trésorier par courrier ou e-mail 30 jours maximum après la clôture de l’Assise.

  • Les remboursements seront effectifs 30 jours maximum après réception de la demande.

  • La demande de remboursement comporte les pièces suivantes : pièces justificatives originales et fiche de remboursement dûment remplie, datée et signée par le demandeur. Dans le cas particulier où les justificatifs originaux ne pourraient pas être transmis au trésorier, une photocopie pourra remplacer l’original sous réserve de l’accord préalable du trésorier.

  • Le mode de transport utilisé fait l’objet d’un remboursement :

  • Dans le cas d’un voyage ferroviaire le remboursement correspondra au montant maximal d’un titre de transport en seconde classe et bénéficiant de l’avantage carte Jeunes 12/25.

  • Dans le cas d’un voyage non ferroviaire (aérien ou automobile) le montant du remboursement ne pourra pas dépasser l’équivalent d’un voyage en train avec les conditions indiquées ci-dessus et sous réserve d’acceptation préalable du trésorier.

 

Article 10 – Frais exigibles pour les participants aux assises de MIAGE Connection

Frais annexes et frais de restauration

Le financement des repas du soir est à la charge de tous les participants.

Le financement des petits déjeuners, déjeuners ainsi que les frais de transports en commun est assuré par MIAGE Connection.

En cas de dépassement de l’enveloppe budgétaire allouée dans le budget prévisionnel annuel pour l’assise, une participation forfaitaire ne pouvant pas dépasser 5€ pourra être demandée aux participants pour couvrir le dépassement de ces frais. Les membres du Bureau National ainsi que les administrateurs sont exonérés de cette participation forfaitaire.

Frais d’hébergement

Le financement de l’hébergement des participants lors des assises est assuré par MIAGE Connection. En cas de dépassement de l’enveloppe budgétaire allouée dans le budget prévisionnel annuel pour l’assise, il pourra être demandé aux participants hébergés par MIAGE Connection un montant forfaitaire journalier calculé par rapport au montant journalier des frais d’hébergement au pro rata du nombre de participants hébergés ce jour par MIAGE Connection.

En cas de prévision de dépensées liées à l’hébergement, le Bureau National devra en informer les administrateurs lors de l’envoi de la convocation de l’assise.

 

Article 11 –Modalités d’inscriptions pour les participants aux assises

La date et la ville de l’assise devront être communiquées au moins 5 semaines à l’avance aux administrateurs.

Une procédure d’inscription devra être mise en place au même moment.

Chaque structure adhérente bénéficie de plein droit de 2 places pour assister aux assises de MIAGE Connection (hors congrès).

Les structures adhérentes doivent préinscrire les participants au plus tard 2 semaines avant le début de l’assise.

Les deux premiers inscrits seront directement validés, les participants supplémentaires seront mis en attente de confirmation.

Deux semaines avant le début de l’assise les inscriptions seront clôturées. Les places non utilisées qui sont réservées par défaut aux structures adhérentes pourront alors être redistribuées par ordre chronologique d’inscription, à raison d’un nombre de places équitable par association ayant des participants en attente de confirmation.

 

Article 12 : Admission d'un formateur MIAGE Connection

Pour devenir formateur MIAGE Connection, il faut déposer une demande écrite auprès du Bureau National de MIAGE Connection qui prendra la décision de valider cette demande. Le pré-requis est d'avoir un passé associatif et/ou de représentant étudiant, en MIAGE.

Un formateur MIAGE Connection ne sera plus formateur sur sa propre décision ou sur décision du Bureau National.

Le formateur MIAGE Connection pourra proposer des formations ou des thèmes de formation au Bureau National.

 

Article 13 : Frais des formateurs MIAGE Connection

Modalités de remboursement
Chaque formateur MIAGE Connection peut bénéficier du remboursement pour les frais imputés au transport
pour les déplacements lors des événements de formation de MIAGE Connection, s'il y fait une formation, selon
les conditions suivantes :

  • La réception de la demande de remboursement est envoyée au domicile du trésorier par courrier ou e-mail 30 jours maximum après la clôture de l'événement de formation.

  • Les remboursements seront effectifs 30 jours maximum après réception de la demande.

  • La demande de remboursement comporte les pièces suivantes : pièces justificatives originales et fiche de remboursement dûment remplie, datée et signée par le demandeur. Dans le cas particulier où les justificatifs originaux ne pourraient pas être transmis au trésorier, une photocopie pourra remplacer l’original sous réserve de l’accord préalable du trésorier.

  • Le mode de transport utilisé fait l’objet d’un remboursement :

  • Dans le cas d’un voyage ferroviaire le remboursement correspondra au montant d'un billet au tarif normal en seconde classe.

  • Dans le cas d’un voyage non ferroviaire (aérien ou automobile) le montant du remboursement ne pourra pas dépasser l’équivalent d’un voyage en train avec les conditions indiquées ci-dessus et sous réserve d’acceptation préalable du trésorier.

Inscription aux événements
En cas de dépassement de l’enveloppe budgétaire allouée dans le budget prévisionnel annuel pour l’événement, il pourra être demandée aux formateurs de payer l'inscription à l'événement pour couvrir le dépassement de ces frais. Dans le cas contraire il ne paiera pas les frais d'inscription.

 

Historiques des modifications

  • Règlement Intérieur adopté à Orléans lors de l’Assemblée Générale du 28 mars 2009.

  • Règlement Intérieur modifié à Rennes lors de l’Assemblée Générale du 21 novembre 2009.

  • Règlement Intérieur modifié à Créteil lors de l’Assemblée Générale du 20 novembre 2010.